4/14/2013 4:48:43 PM - Lượt xem: 1502
Ngoài cách tạo Mục Lục cơ bản có có một cách nâng cao đó là sử dụng các trường mục lục (TOC fields). Nếu bạn từng sử dụng trường trong Word có lẽ bạn đã thấy được sức mạnh của nó. Hãy học sử dụng các trường để tạo Mục Lục. Nếu trường là khái niệm mới mẻ đối với bạn, hãy tìm hiểu chúng qua phần này và học cách dùng trường để tạo trực tiếp Mục Lục. Bạn sẽ biết tại sao chúng hữu ích nếu bạn muốn điều khiển hoàn toàn bảng mục lục.
b. Trường (field) là gì?
 
Những ví dụ về trường mục lục. Mã của trường xuất hiện giữa các dấu ngoặc móc ({ }). 
 
Trường (field) là một tập hợp lệnh chỉ dẫn Word tự động chèn nội dung hoặc thực hiện một công việc nào đó trong tài liệu. Trường được ứng dụng khá rộng trong Word và có một số việc bạn chỉ có thể thực hiện bằng trường, chẳng hạn như việc bỏ đánh dấu số trang cho một vài đề mục trong mục lục. 
 
 
Có lẽ bạn đã sử dụng các trường nhưng không nhận ra. Ví dụ số trang được điều khiển bởi trường, khi bạn tạo bảng mục lục tự động trong các phần trước, thụ ra bạn đã tạo ra các trường mục lục ra lệnh cho Word thu thập các đề mục để tạo thành bảng Mục Lục. 
 
Trường mục lục là những thành phần cơ bản tạo nên bảng mục lục. Các bạn mục lục tự động dù được tạo bằng cách nào cũng đều dựa trên các trường mục lục để thu thập các đề mục. Khi kết quả thu thập của trường mục lục được hiển thị, bạn nhìn thấy bảng mục lục. 
 
Bạn có thể xem các trường trong tài liệu bằng cách nhấn tổ hợp phím Alt + F9. Trường là những phần có dấu ngoặc móc xung quanh và phần đầu tiên cho biết loại của trường đó là gì. Hình minh họa trên là trường mục lục (Table of Content Fields). 
 
Để lấy lại góc nhìn bình thường, ẩn đi các trường và xem kết quả hiển thị của chúng, hãy nhấn Alt + F9 một lần nữa. 
c. Các công tắc trường
 
Giả sử bạn muốn loại bỏ số trang với một số cấp trong bảng mục lục. Một cách làm đó là xóa số trang một cách thủ công và nhớ không cập nhật bảng mục lục. Nhưng đó là cách làm không đáng tin cậy, cách tốt hơn là dùng các field switches (công tắc trường). 
 
 
Field switches là các lệnh bên trong trường để xác định các mã sẽ thực hiện những việc gì. Sức mạnh thực sự của các trường chính là các field switches này. Các field switches được thêm để kết thúc một trường và được đặt bên trong các dấu ngoặc móc, chúng bắt đầu với dấu sổ ngược ( \ ). Bảng mục lục tự động tạo ra các field switches thay cho bạn, nhưng bạn có thể thêm, bớt, hoặc hiệt chình các field switches này sau. 
 
Một bảng mục lục có thể có nhiều hơn một switch. Bảng mục lục trong hình minh họa chứa switch \o "1-3" , nó dùng để tạo mục lục dựa trên các đề mục được đánh dấu là Heading 1, Heading 2, và Heading 3. Switch \h làm cho các đề mục trong bảng mục lục biến thành các liên kết (hyperlink). 
 
Để thêm một switch bạn gõ một dấu sổ ngược ( \ ) và ký tự lệnh vào giữa các dấu ngoặc móc, ví dụ để xóa hết các số trang trong mục lục hãy sử dụng switch \n như sau: 
 
{ TOC \o "1-3" \h \n } 
 
Bạn có thể dùng hộp thoại Table of Contents để xóa số trang, tuy nhiên nếu bạn chỉ muốn xóa số trang ở cấp 2 và 3 thì bạn sẽ phải nhờ tới switch \n bằng cách gõ: 
 
{ TOC \o "1-3" \h \n "2-3"} 
d. Trường TC
 
Ngoài trường mục lục (TOC field) bạn có thể dùng trường TC (TC field) trong bảng mục lục tự động. Trường TC cũng là một cách để đánh dấu những đề mục mà bạn muốn xuất hiện trong bảng mục lục. 
 
Bạn sẽ dùng trường TC khi nào? 
 
 
Giả sử có một tiêu đề mà bạn muốn xuất hiện trong mục lục nhưng nó lại quá dài và bạn chỉ muốn trích một phần trong đó. Bạn có thể dùng trường TC để lấy một phần của tiêu đề làm đề mục trong bảng mục lục. 
 
Một ứng dụng khác của trường TC là nếu bạn nhận được một tài liệu có định dạng quá lộn xộn và bạn cần phải tạo một bảng mục lục cho nó. Sẽ nhanh chóng hơn nếu bạn sử dụng trường TC thay vì phải định dạng lại tài liệu. 
e. Sử dùng trường TC để tạo đề mục cho bảng mục lục
 
 
Đây là cách tạo ra trường TC: 
 
1. Chọn văn bản mà bạn muốn thêm vào bảng mục lục. 
2. Nhấn tổ hợp phím Alt + Shift + O để mở hộp thoại Mark Table of Contents Entry. 
3. Trong hộp thoại, hiệu chỉnh văn bản trong mục Entry nếu cần. 
4. Nếu có hơn một bảng mục lục trong tài liệu (mỗi bảng đại diện bởi một ký tự A,B,C...) hãy chọn bảng mục lục mà bạn muốn bằng trong phần Table identifier. Nếu chỉ có một bảng mục lục thì không cần lựa chọn phần này. 
5. Chọn cấp độ mà đề mục sẽ xuất hiện trên bảng mục lục trong phần Level
f. Thêm trường TC vào bảng mục lục
 
Để trường TC xuất hiện trong bảng mục lục, bạn phải thêm field switch \f vào bảng mục lục hiện tại. Field switch \f yêu cầu bảng mục lục thêm trường TC vào. 
 
 
Bạn có thể mở hộp thoại Table of Contents Options và chọn Table entry fields khi bạn tạo hoặc thay thế bảng mục lục. Nhưng có một các dễ hơn để tạo và hiệu chỉnh bảng mục lục tự động. Hãy nhấn Alt + F9 sau khi bạn tạo bảng mục lục và gõ "\f" vào phần cuối của trường nhu sau: 
 
{ TOC \o "1-3" \h \f } 
 
Sau đó cập nhật trường bằng cách đặt con trỏ chuột vào trường mục lục và nhấn F9. Nhấn Alt + F9 lần nữa để xem kết quả. 
g. Tạo nhiều bảng mục lục trong một tài liệu
 
 
Nhiều tài liệu dài có thể có hơn một bảng mục lục, ngoài mục lục chung có thể là mục lục của riêng từng chương. 
 
Cá loại sách hướng dẫn hoặc nghiên cứu có thể có nhiều bảng mục lục, ví dụ như một bảng mục lục cơ bản chỉ chứa tên chương và một bản mục lục chi tiết có chứa các phân trong một chương. 
 
Bạn sẽ được hướng dẫn 3 cách để tạo nhiều bảng mục lục trong một tài liệu. Trong đó có một cách nhanh chóng sử dụng các Heading Styles có sẵn trong Word, hai cách còn lại sử dụng trong một số trường hợp đặc biệt. 
h. Cách cơ bản để tạo nhiều mục lục trong một tài liệu
 
Giả sử bạn muốn tạo 2 bảng mục lục cho cuốn sách dạy nấu ăn của mình. Một bảng mục lục rút gọn chỉ chứa tên chương và một bảng mục lục chi tiết. Bảng đầu tiên chứa tên chương như: Appetizers, Entrees, Sauces...Bảng thứ hai chi tiết hơn với tên các chương và các công thức chế biến trong từng chương. 
 
 
Nếu tài liệu của bạn sử dụng các Heading Styles có sẵn trong Word, cách thực hiện rất đơn giản. Tạo 2 bảng mục lục tự động, sau đó ở bảng đầu tiên đổi Swith \o từ "1-3" thành "1-1" : 
{TOC \o "1-1" \h} 
 
Đó là bảng mục lục cơ bản. 
 
Vì bảng mực lục thứ hai chứa các đề mục đánh dấu với Heading 1, Heading 2Heading 3 nên nó chính là bảng mục lục chi tiết của bạn. 
 
Còn 2 cách khác để tạo nhiều mục lục trong một tài liệu đó là: trường TC và Bookmarks mà bạn sẽ được tìm hiểu tiếp theo. 
 
i. Hai lựa chọn khác để tạo nhiều mục lục trong một tài liệu
 
 
Bổ sung cho cách sử dụng Heading Styles và switch \o ở phần trước là 2 cách khác để tạo nhiều mục lục trong một tài liệu: 
 
  • Dùng Table identifiers để đánh dấu mỗi bảng mục lục với một ký tự khác nhau.
  • Bookmark các phần, ví dụ như các công thức nấu bữa ăn sáng, hoặc công thức nấu bữa ăn trưa sau đó tạo mục lục cho từng phần.
j. Table Identifier
 
Để tạo nhiều hơn một bảng mục lục trong một tài liệu, với mỗi bảng chứa các đề mục khac nhau bạn có thể sử dụng Table Identifier. 
 
Đầu tiên, bạn cần xác định ký tự đại diện cho mỗi mục lục, ví dụ "A" cho công thức nấu nước chấm và "B" cho công thức nấu bữa trưa. 
 
 
Sau đó đánh dấu các đề mục mà bạn muốn xuất hiện bằng cách sử dụng trường TC như ở phần f , mục Table identifier trong hộp thoại Mark Table of Contents Entry dialog là nơi bạn chọn bảng mục lục phù hợp. 
 
Khi tạo bảng mục lục bạn chỉ cần sử dụng duy nhất switch \f như sau: 
 
{ TOC \f B} 
 
Switch \f tạo ra bảng mục lục bằng cách thu thập các mục được đánh dấu bởi trường TC. Với ký tự B trong trường mục lục bảng mục lục chỉ hiển thị các trường TC tương ứng. Nếu thay B bằng A thì mục lục chỉ bao gồm các đề mục đánh dấu với Table identifier là A. 
k. Bookmark
 
Nếu tài liệu của bạn cần bảng mục lục cho một khối văn bản và bạn cũng đã sử áp dụng Heading Styles cho tài liệu thì bạn có thể dùng Bookmark để tạo bãng mục lục. Một chương trong sách là ví dụ hay về "khối văn bản" và bạn không cần phải đánh dấu riêng lẻ từng phần. 
 
Bookmark trong Word không chỉ dùng cho bảng mục lục mà nó còn dùng để định danh một khối văn bản được chọn để dùng cho mục đích tham chiếu với một cái tên tùy ý do bạn đặt. 
 
 
Đầu tiên bạn cần đánh dấu đoạn văn bản bằng cách chọn toàn bộ khối văn bản. Sau đó trên Tab Insert, trong nhóm Links, chọn Bookmarks. Một hộp thoại xuất hiện để bạn đặt tên ("Breakfast" chẳng hạn) cho Bookmark vừa tạo. Khi đặt tên xong, nhấn Add
 
Bây giờ hãy tạo mục lục bằng cách sử dụng switch \b cùng với tên Bookmark vừa tạo. Ví dụ mục lục cho công thức nấu bữa sáng như sau 
 
{ TOC \b "Breakfast" } 
 
Khi đó, trường mục lục sẽ thu thập tất cả mục được đánh dấu bằng các Heading Style trong toàn bộ vùng được đánh dấu (bookmark) có tên Breakfast. 


Tắt Telex Vni
(Bấm vào đây để nhận mã)